Zgodnie z rozporządzeniem MPiPS, które określa szczegółowe warunki i tryb refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom, pracodawca, zatrudniający młodocianych, może wystąpić z wnioskiem o zawarcie umowy, jeżeli spełnia łącznie następujące warunki :
- zatrudnia młodocianych w zawodach określonych w wykazie zawodów, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
- pracodawca, osoba prowadząca zakład pracy w imieniu pracodawcy lub osoba zatrudniona u pracodawcy spełniają warunki do prowadzenia przygotowania zawodowego określone w przepisach regulujących odbywanie przygotowania zawodowego wydanych na podstawie art.191 § 3 i art. 195 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998 r. Nr 21 , poz. 94, z późn. zm.).
Pracodawca składa wniosek o zawarcie umowy do Centrum Edukacji i Pracy Młodzieży, właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego, bezpośrednio albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców:
- wniosek o zawarcie umowy o refundację, wraz z kompletem dokumentów, pracodawcy zatrudniający młodocianych w formie szkolnej mogą składać w terminie od 1 stycznia do 15 listopada każdego roku;
- wniosek o zawarcie umowy dotyczący młodocianych, którzy nie dokształcają się w formach szkolnych, składa się w terminie od 1 do 20 dnia każdego miesiąca;
Termin od 1 do 20 dnia każdego miesiąca stosuje się także w razie umożliwienia młodocianemu kontynuowania nauki zawodu u nowego pracodawcy, w czasie trwania roku szkolnego, w związku z rozwiązaniem umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego z dotychczasowym pracodawcą z powodu:
- ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
- reorganizacji zakładu pracy uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego;
- orzeczenia lekarskiego zawierającego przeciwwskazania do kontynuowania nauki w danym zawodzie przez młodocianego;
- zmiany miejsca zamieszkania lub innej przyczyny losowej uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego u dotychczasowego pracodawcy.
W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy Centrum Edukacji i Pracy Młodzieży wzywa pracodawcę do ich usunięcia w wyznaczonym terminie.
W przypadku uwzględnienia wniosku o zawarcie umowy Wojewódzka Komenda OHP, zawiera z pracodawcą umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń.
Refundacja wypłaconych wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń za okres przygotowania zawodowego w przypadku powtarzania przez młodocianego roku nauki nie przysługuje.
Pracodawca składa wniosek o zwrot kosztów do Centrum Edukacji i Pracy Młodzieży, na warunkach i w terminach określonych w umowie.
Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca dołącza:
- kopie list płac młodocianych pracowników wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia;
- kopie dowodu opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne wraz z kopią deklaracji rozliczeniowej;
- informacje o poniesionych kosztach kwalifikujących do objęcia pomocą na szkolenia ogólne – dotyczy to wyłącznie pracodawców, którzy zawarli umowę o refundację przed dniem 1 lipca 2014 roku.